Desde que Gmail se lanzó en 2004, Google ha aumentado el espacio de almacenamiento por 15, aún así los usuarios avanzados todavía pueden encontrarse con el límite de espacio (más aún que ahora se comparte con Drive y con Fotos de Google+). A continuación unos consejos sencillos y rápidos para limpiar y optimizar de manera significativa el espacio en tu cuenta en Gmail.
Eliminar archivos
El cuadro de búsqueda de Gmail permite la búsqueda de tipos específicos de archivos. Buscando ficheros MP3 o MPG se puedn identificar los archivos adjuntos más grandes y de los cuales se puede prescindir. El límite de tamaño de archivo adjunto en Gmail es de 25 MB, por lo que es posible liberar una cantidad significativa de espacio con este método.
Para encontrar todos los mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos, independientemente del tipo que seam se puede hacer abriendo el cuadro de diálogo desplegable de búsqueda y marcando la casilla de archivo adjunto. Una opción para los archivos de Microsoft Office es la de convertir a los formatos nativos de Google Drive, que no cuentan en la cuota de almacenamiento.
Texto sin formato y citas
Los mensajes de correo electrónico HTML -con imágenes incrustadas y texto con formato- no ocupan mucho más espacio que los de texto sin formato, pero si hablamos de centenares de correos electrónicos al día en el transcurso de varios años, estos se van acumulando. Configura tu siguiente mensaje de correo electrónico a texto sin formato y Gmail recordará tu elección de ahí en adelante.
También puedes ahorrar espacio reemplazando la configuración por defecto para citar todos los correos electrónicos a los que respondas. En los hilos de mensajes más largos esto termina causando problemas y además llena tu cuenta de Gmail con múltiples copias exactas del mismo mensaje. Borra todo el texto citado antes de responder, o selecciona partes específicas para la cita.
Borrar mensajes antiguos
El cuadro de búsqueda de Gmail encontrar mensajes realmente antiguos que nunca vas a usar de nuevo. Escribe "older_than: 2y" para ver todos los correos electrónicos con más de dos años, selecciona y bórralos todos.
Por supuesto, puedes combinar esta búsqueda con una etiqueta o remitente para asegurarte de que son mensajes que realmente no necesitas (por ejemplo, newsletters). El cuadro de diálogo desplegable de búsqueda también ofrece algunas funciones de búsqueda por fecha.
Búsqueda por tamaño
Hubo un tiempo en que no se podía buscar correos por tamaño en Gmail, afortunadamente ya no es así. Escribe "larger: 5m" para encontrar mensajes de 5 MB o mas, o abre el cuadro de diálogo desplegable de búsqueda y utiliza en él la opción de tamaño.
En mi saturada cuenta de Gmail encontré más de 800 correos electrónicos de 5 MB en adelante, lo que ofrece al menos 4 GB de espacio potencialmente a borrar. Si envías con regularidad fotos en alta resolución o archivos PDF, seguro que tienes un filón por explotar.
Haz copias locales en disco
Si no puedes soportar la idea de perder tus mensajes de Gmail, descarga una copia en tu cliente de correo local. Utiliza el acceso POP o IMAP, lo que te resulte más cómodo.
Desde la pestaña Reenvío y correo POP / IMAP de configuración de Gmail, es posible activar y desactivar las funcionalidades POP e IMAP, así como habilitar POP para todos los mensajes de correo electrónico que ya te has descargado previamente. Desde la pestaña Etiquetas en la configuración de la cuenta puedes seleccionar las etiquetas que se incluyen en las descargas IMAP.
También puedes hacer una copia de todo tu correo electrónico en un fichero MBOX descargable, desde el panel de configuración de la cuenta de Google, entrando en la sección Herramientas de datos, opción Descargar datos. Con ello obtendrás un fichero que contendrá una copia íntegra con toda la estructura de etiquetas en forma de carpetas de tus mensajes.
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Sé buena persona y por favor no castigues mis marchitas neuronas con otra escritura que no sea la respetuosa con la puntuación y la ortografía, el censor que llevo dentro te lo recompensará continuando dormido.